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À partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants assujettis à la TVA et équipés de caisses enregistreuses (restaurants, bars, cafés, boutiques…) devront s’équiper de caisses enregistreuses conformes à l’article 286 modifié du CGI. En effet, ils devront se munir d’un logiciel d’encaissement empêchant toutes dissimulations de recettes et impressions de ticket de caisse sans conservation de l’acte d’achat. Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA via des systèmes d’encaissement permissifs.
1) Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
La loi oblige un commerçant à garder une trace de toutes les transactions de plus de 25€ TTC. Si le montant est inférieur à cette somme, l’édition d’une note n’est obligatoire que si le client le demande. Une note doit être rédigée en deux exemplaires. Le premier doit être remis au client et le second doit être conservé pour la comptabilité du commerce.
A l’ouverture d’un restaurant ou d’un commerce, tous les gérants se posent la question suivante : « Avec quel système de caisse enregistreuse équiper mon établissement ? ».
En effet, la caisse enregistreuse vous permet donc d’éditer automatiquement vos tickets de caisse détaillés et vous permet également de calculer la TVA beaucoup plus simplement.
Elle est composée d’un clavier, d’une machine à calculer, de deux imprimantes et d’un tiroir-caisse. Elle est souvent associée à un lecteur de codes-barres. Cependant, il en existe de très nombreux modèles ayant des fonctionnalités différentes.
Parmi les modèles certifiés pour 2018, on retrouve notamment les caisses enregistreuses sur IPad.
De plus en plus, les commerçants et principalement les restaurateurs se munissent de ces caisses. En effet, plus légère, plus mobile et plus simple d’utilisation, ces caisses enregistreuses sont directement connectées à une caisse centrale.
2) Pourquoi l’Etat veut-il renforcer la sécurité des caisses enregistreuses ?
L’article 88 de la loi des finances pour 2016 vise à lutter contre la fraude fiscale. En effet, en moyenne 17 milliards d’euros ne rentrent pas dans les caisses de l’Etat à cause de la fraude fiscale. La principale cause, la caisse enregistreuse dite « permissive ». Cette caisse permet en effet de ne pas déclarer certaines recettes en espèces.
Afin de contrer cela, l’Etat a décidé d’obliger les commerçants à se munir de caisses enregistreuses. Celles-ci doivent être conformes à compter du 1er janvier 2018. Les commerçants devront se doter d’un logiciel anti-fraude à la TVA, comme détaillé ci-après.
La caisse devra désormais satisfaire des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Après avoir envisagé l’application de ce dispositif à toutes les entreprises, le ministère de l’Action et des Comptes publics a finalement annoncé début juin avoir simplifié et recentré cette obligation. Ce dispositif concernera seulement les utilisateurs de caisses enregistreuses. Autrement dit, cela ne concerne plus que les commerçants.
3) Quelles obligations pour les commerçants dans les prochains mois ?
A partir de janvier 2018, les commerçants équipés de caisses enregistreuse devront donc certifier que celle-ci est conforme à la loi de finance 2016. Désormais il faudra faire appel à un logiciel homologué, c’est-à-dire un logiciel sécurisé, inaltérable, qui devra conserver les données et bien évidemment les archiver.
Le ministère souligne que « les entreprises qui n’auraient pas encore effectué cette mise en conformité de leur logiciel de caisse ont ainsi six mois pour y veiller ».
Afin de prouver la conformité de sa caisse enregistreuse, le commerçant devra fournir des documents. Il peut notamment demander une attestation à l’éditeur du logiciel certifiant son engagement à respecter les exigences de la loi de finance pour 2016. De plus, le commerçant peut faire appel à une certification d’un organisme tiers.
En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.